سیاست بازپرداخت

در صورت پرداخت هزینه شخصی از بودجه شخصی ، ممکن است هزینه های تجاری بازپرداخت شود. با این حال ، دانشگاه ترجیح می دهد که هزینه های تجاری مستقیماً توسط خریدار از طریق سایر روش های مناسب خرید و پرداخت دانشگاه پرداخت شود.

این خط مشی سه مؤلفه مورد نیاز برای بازپرداخت هزینه های تجاری مجاز غیرقابل جبران را تعیین می کند:

• یک هزینه تجاری مجاز
• اثبات هزینه با درآمدها و گزارش هزینه
• تأیید هزینه

II. که تحت تأثیر این سیاست قرار گرفته است

این خط مشی بر کلیه کارمندان ، دانشجویان ، پیمانکاران مستقل و مهمانانی که به دنبال بازپرداخت هزینه های تجاری لازم و معقول غیر جبران خسارت هستند ، تأثیر می گذارد. هر فردی که معاملات مالی را به نمایندگی از دانشگاه بررسی ، تصویب یا ثبت می کند.

iiiتعاریف

هزینه مناسب

هزینه ای مناسب یا مناسب برای یک هدف تجاری معتبر خاص.

هزینه مجاز

هزینه لازم ، معقول و مناسب برای منافع اصلی تجارت دانشگاه انجام می شود و بنابراین مجاز به بازپرداخت یا مستقیماً بر اساس مجوز دانشگاه یا با شرایط توافق نامه های فدرال یا خصوصی است.

لازم

حداقل خرید یا خدمات مورد نیاز برای دستیابی به یک هدف تجاری خاص.

رسید اصلی

رسید یا فاکتور اصلی بازرگان که توسط تأمین کننده یا ارائه دهنده خدمات صادر شده است تا معاملات تجاری را مستند و اثبات کند. یک تصویر دیجیتالی از رسید اصلی مجاز است به شرط آنکه خوانا باشد و رسید کاغذ از بین برود.

معقول

هزینه ای که عادی است و منعکس کننده تصمیم محتاطانه برای تحمیل هزینه از طرف تجارت دانشگاه است. شدید یا بیش از حد نیست.

اثبات

مستندات برای حمایت از هزینه تجاری متحمل شده که شامل دریافت اصلی ، مستندات هدف تجاری ، نام افراد در حضور و گزارش هزینه مناسب برای هزینه های متحمل شده است.

IVخط مشی

هزینه های مجاز تجاری و سفر

لطفاً با سیاست هزینه تجارت و سیاست سفر مشورت کنید تا تعیین کنید که آیا هزینه خاصی یک هزینه مجاز است که علیه دانشگاه یا صندوق های حمایت مالی هزینه می شود. در صورت پرداخت هزینه شخصی از بودجه شخصی ، ممکن است هزینه های تجاری مجاز بازپرداخت شود. با این حال ، دانشگاه ترجیح می دهد که هزینه های تجاری مستقیماً با استفاده از سایر روش های خرید و پرداخت دانشگاهی مناسب پرداخت شود.

قابل اثبات و رسیدهای اصلی

برای اینکه هزینه کسب و کار تایید و بازپرداخت شود، باید به درستی اثبات شود. رسیدهای اصلی برای تمام مخارج بیش از یا مساوی 50 دلار مورد نیاز است. رسید برای هزینه های کمتر از 50 دلار نباید ارسال شود. اگر الزامات حامی محدودتر باشد، شرط دریافت محدودتر اولویت دارد. اگر رسید مورد نیاز مفقود شده باشد، باید استشهاد نامه مفقودی ارائه شود. لطفاً خط مشی مربوطه را برای یک هزینه تجاری خاص برای دریافت و مستدلی مورد نیاز مشاهده کنید: خط مشی هزینه های تجاری، خط مشی کارت اعتباری دانشگاه، یا خط مشی سفر.

گزارش هزینه

بازپرداخت به عنوان یک پرداخت غیر مشمول مالیات تا زمانی قابل انجام است که هزینه:

• مطابق با خط مشی هزینه های تجاری یا خط مشی سفر، به عنوان یک هزینه تجاری مجاز شناخته می شود. و
• تمام الزامات اثبات و دریافت برآورده شده است.

بخش های زیر خط مشی دانشگاه را برای بازپرداخت بر اساس اثبات مناسب هزینه های تجاری، درخواست به موقع برای بازپرداخت و تأیید پرداخت تعیین می کند.

تایید و بازپرداخت

برای هر بازپرداخت هزینه های تجاری که درخواست می شود، هدف تجاری معتبر از هزینه باید بیان شود و دو تاییدیه لازم است: فردی که هزینه را متحمل شده و درخواست بازپرداخت می کند و تایید کننده دپارتمان مربوطه.

• هنگامی که فردی که درخواست بازپرداخت می کند، رئیس گروه یا رئیس برنامه باشد، تایید کننده دوم رئیس دانشکده خواهد بود.
• هنگامی که فرد درخواست کننده بازپرداخت رئیس یک دفتر اداری باشد، تایید کننده دوم معاون رئیس یا رئیس ارشد مربوطه خواهد بود.
• هنگامی که فردی که درخواست بازپرداخت می کند معاون رئیس یا رئیس ارشد باشد، تایید کننده دوم معاون اجرایی رئیس جمهور یا معاون مالی و خزانه دار خواهد بود.
• مجوز برای تایید کننده دوم ممکن است به صورت کتبی به فردی در یک موقعیت مدیریتی تفویض شود. هنگامی که نه رئیس بخش، نه رئیس دفتر، و نه ناظر فرد در دسترس نباشد، تایید کننده دوم معاون رئیس یا رئیس ارشد مربوطه خواهد بود.
• در صورت نیاز به اصل رسید، باید همراه با گزارش هزینه تکمیل شده ارسال شود. لطفاً بخش «موضوعات و رسیدهای اصلی» خط‌مشی هزینه‌های تجاری، خط‌مشی کارت اعتباری دانشگاه و خط‌مشی سفر را ببینید.
• تحت هیچ شرایطی ممکن است شخص مجاز به بازپرداخت یا پرداخت هر نوع به یک عضو خانواده یا به شخصی که شخص گزارش می دهد اجازه دهد. خانواده باید به معنای وسیع تر تفسیر شوند و شامل خون ، زناشویی و سایر روابط مهم شوند.

مهلت ارسال گزارش های هزینه و مستندات - مهلت بازپرداخت هزینه

برای بازپرداخت ، هزینه های تجاری باید به درستی اثبات شود و در محدودیت های زمانی مشخصی ارسال شود. این محدودیت های زمانی تعیین می کند که آیا هزینه ممکن است توسط دانشگاه به عنوان هزینه تجارت بازپرداخت شود ، و اینکه آیا این بازپرداخت به عنوان درآمد مشمول مالیات برای فرد رفتار خواهد شد.

این دانشگاه "برنامه پاسخگو" اتخاذ کرده است ، که به آن اجازه می دهد هزینه های تجاری را به درستی اثبات شود بدون اینکه بازپرداخت در درآمد مشمول مالیات فرد متحمل شده در هزینه باشد. استانداردهای "برنامه پاسخگو" تعیین شده توسط سرویس درآمد داخلی ("IRS") مستلزم آن است که هزینه باید یک "هزینه معمولی و لازم" برای فعالیت یک تجارت باشد ، باید در یک "زمان معقول" از تحقق بخشیدن به صورت کتبی اثبات شودهزینه ، و این که تمام مبالغ غیرقابل اثبات پیشرفته باید در یک "زمان معقول" برگردانده شود.

برای اینکه هزینه ها به موقع ثبت شود ، دانشگاه تشویق می کند که هزینه های بازپرداخت در طی 30 روز پس از انجام هزینه اثبات شود. هزینه های انجام شده قبل از سفر ، کنفرانس یا رویداد باید ظرف 30 روز از خرید (به عنوان مثال بلیط هواپیما ، هزینه های کنفرانس ، هزینه های ثبت نام ، سپرده های پیش پرداخت و غیره) اثبات شود.

به منظور رعایت الزامات IRS ، دانشگاه استانداردهای IRS را برای تعیین محدودیت های زمانی معقول برای تعیین درمان مالیاتی بازپرداخت ها ، به شرح زیر اتخاذ کرده است:

• اگر اثبات بازپرداخت در طی 60 روز تقویم از زمان تحمل هزینه ها ارسال شود و اگر تمام الزامات دیگر سیاست هزینه های تجاری دانشگاه برآورده شود ، بازپرداخت به عنوان بازپرداخت غیر قابل قبول از هزینه تجارت دانشگاه رفتار می شود.
• اگر اثبات بیش از 60 روز تقویم پس از تحمل هزینه ها رخ دهد ، درخواست بازپرداخت هزینه باید شامل توضیحی برای تأخیر باشد. بنا به صلاحدید معاون دانشکده یا معاون رئیس جمهور برای امور مالی و خزانه دار ، درخواست های بازپرداخت فراتر از حد 60 روز ممکن است تصویب شود و بازپرداخت به IRS به عنوان درآمد مشمول مالیات پرداخت شده به فرد گزارش می شود. توجه داشته باشید که برای هزینه های متحمل شده در هنگام مسافرت ، مسافر پس از بازگشت از سفر به اثبات و ارسال هزینه ها ، 60 روز تقویم خواهد داشت. این امر در مورد هزینه های متحمل شده قبل از سفر (به عنوان مثال بلیط هواپیما) اعمال نمی شود که باید طی 60 روز پس از تحمل هزینه اثبات و ارسال شود.

دستورالعمل های زیر در بخش مقررات خزانه داری 1. 62-2 (g) ظاهر می شود تا آنچه را که یک دوره "زمان معقول" برای اهداف زیر در نظر گرفته می شود:

• پرداخت های پیش پرداخت - قبل از پرداخت هزینه های معقول پیش بینی شده و یا متحمل شده ، می توان وجوه را تا 30 روز پیش بینی کرد.
• اثبات - باید ظرف 60 روز پس از پرداخت هزینه ها یا هزینه ها ارسال شود.
• بازده مبالغ اضافی - ظرف 120 روز پس از پرداخت هزینه ها یا متحمل شدن.*

*توجه: پیشرفت های غیرقابل اثبات ، یعنی "مبالغ اضافی" ، در طی 120 روز تقویم به دانشگاه بازگردانده نشده است که از زمان پرداخت آن کسر می شود. حداقل دو هفته قبل از کسر ، اعلان به کارمند ارسال می شود. در شرایط تسکین دهنده ، با تأیید معاون دانشکده یا افسر مناسب کابینه ، پیشروی ممکن است توسط کارمند حفظ شود. در چنین مواردی ، پیش پرداخت باید به IRS به عنوان درآمد مشمول مالیات برای فرد گزارش شود.